Kein Mandant, kein Patient, kein Anruf geht verloren.
Ihre Telefonzentrale – rund um die Uhr, ohne zusätzliche Mitarbeiter. Rufina nimmt jeden Anruf an, versteht das Anliegen, organisiert Rückrufe und informiert sofort Ihr Team. Eingerichtet und persönlich betreut von IT & Marketing.
Rufen Sie an und sprechen Sie selbst mit Rufina – kostenlos, ohne Anmeldung. Sie beantwortet Ihnen alle Fragen zu ihren Funktionen.
Was ist Rufina?
Rufina ist eine KI-Telefonassistentin für Kanzleien, Arztpraxen und Handwerksbetriebe. Sie nimmt eingehende Anrufe rund um die Uhr an, spricht natürliches Deutsch, versteht das Anliegen des Anrufers, erfasst Name und Rückrufnummer und sendet dem Unternehmen sofort nach dem Gespräch eine E-Mail-Zusammenfassung mit vollständigem Protokoll.
Angeboten wird Rufina von IT & Marketing aus Ludwigshafen am Rhein. Jeder Kunde wird persönlich eingerichtet und betreut – Sie müssen sich nicht mit KI oder Technik beschäftigen. Ihre Rufnummer bleibt bestehen; eine einfache Rufweiterleitung genügt.
Für wen ist Rufina gemacht?
- Rechtsanwaltskanzleien und Notariate
- Arzt-, Zahnarztpraxen und Physiotherapie
- Steuerberatungen
- Handwerksbetriebe (Sanitär, Heizung, Elektro, Bau)
- Autohäuser, Pflegedienste, Immobilienbüros, Gastronomie
Was Rufina konkret tut
- Nimmt jeden Anruf an – auch nachts und am Wochenende
- Erfasst Name, Anliegen und Rückrufnummer
- Beantwortet hinterlegte Fragen zu Ihrem Betrieb
- Erkennt dringende Anliegen und meldet sie vorrangig
- Schickt Zusammenfassung und Protokoll per E-Mail
Datenverarbeitung in Deutschland und der EU. Rufina weist Anrufer zu Beginn darauf hin, dass sie eine digitale Assistentin ist. Preise: 99 €, 299 € oder 499 € pro Monat, Einrichtung ab 490 €, monatlich kündbar. Kostenlos testen unter 0621 48927562.
Jeder verpasste Anruf ist ein verlorenes Mandat.
Wer nicht durchkommt, ruft den Nächsten an. Bis Sie zurückrufen, hat sich der Mandant, Patient oder Kunde längst woanders gebunden.
Vier Schritte. Vollständig automatisch.
Nimmt an
Beim ersten Klingeln, rund um die Uhr, in ruhigem und natürlichem Deutsch.
Versteht
Auch bei Dialekt, Nebengeräuschen und wenn sich jemand einmal verhaspelt.
Vergibt Termine
Direkt in Ihrem Kalender oder als Rückrufwunsch – mit allen Eckdaten.
Meldet sich
Sie und Ihr Anrufer erhalten sofort die Zusammenfassung per WhatsApp oder E-Mail.
Gemacht für Betriebe, die keinen Anruf verlieren dürfen.
Diskret & fristsicher
Mandantenanrufe werden professionell angenommen, Anliegen sauber erfasst und Termine vergeben – ohne dass eine Frist an einem verpassten Anruf hängt.
Rufina für Kanzleien →Entlastet den Empfang
Terminwünsche, Rezeptanfragen und Rückrufe laufen strukturiert auf – die Praxis bleibt erreichbar, auch wenn am Tresen alle Hände voll sind.
Rufina für Praxen →Kein Auftrag geht verloren
Während Sie auf der Baustelle oder im Kundentermin sind, nimmt Rufina an, erfasst den Auftrag und schickt Ihnen alles gebündelt zu.
Rufina für Handwerksbetriebe →Software kann jeder verkaufen. Wir kümmern uns.
Sie machen alles selbst.
Wir machen alles für Sie.
Rufina wächst mit Ihrem Betrieb.
Vom ersten Tag nützlich – und je nach Bedarf erweiterbar. Wir richten jede Anbindung persönlich für Sie ein.
Mehrsprachig: Deutsch · Englisch · Türkçe
Rufina begrüßt und spricht auf Wunsch in drei Sprachen – ideal für internationale Kundschaft.
Mensch statt Maschine, wenn es zählt
Rufina weiß, wann ein Mensch gebraucht wird: Bei Notfällen, Beschwerden oder auf Wunsch holt sie Ihr Team dazu oder alarmiert es sofort.
Dringlichkeits-Erkennung
Notfälle (Rohrbruch, Serverausfall, akute Schmerzen) werden erkannt und als PRIO-Nachricht markiert.
E-Mail-Zusammenfassung & Protokoll
Nach jedem Anruf: Anliegen, Name, Rückrufnummer und komplettes Gesprächsprotokoll in Ihrem Postfach.
SMS- / WhatsApp-Bestätigung
Ihr Anrufer erhält sofort eine Bestätigung aufs Handy – wirkt professionell und verbindlich.
Kalender-Anbindung (Outlook / Google)
Rufina vergibt echte Termine direkt in Ihrem Kalender – inklusive Bestätigung.
Teams- / Slack-Benachrichtigung
Jeder Anruf erscheint sofort im Kanal Ihres Teams – ohne E-Mail-Postfach.
Anbindung an Ihre Software (CRM & Co.)
Anrufe und Kontakte landen automatisch in Ihrem System – per Schnittstelle, individuell eingerichtet.
Wissensdatenbank aus Ihren Unterlagen
Preislisten, Leistungen, FAQ – Rufina beantwortet Detailfragen aus Ihren Dokumenten.
Werden Sie einer der Ersten.
Rufina ist neu am Markt – und genau davon profitieren Sie: Wir suchen aktuell eine Handvoll Pilotbetriebe aus der Region, die Rufina zu Sonderkonditionen einsetzen und uns dafür ehrliches Feedback geben. Persönlich eingerichtet, eng betreut, monatlich kündbar.
Das Unternehmen hinter Rufina – IT & Marketing, Ludwigshafen – ist bei Google mit ★ 5,0 bewertet.
An dieser Stelle erscheinen künftig die Stimmen unserer Rufina-Kunden. Wir arbeiten ausschließlich mit echten, überprüfbaren Bewertungen – deshalb steht hier noch nichts Erfundenes.
Ohne Bauchschmerzen.
Datenverarbeitung in Deutschland und der EU. Auf Wunsch unterstützen wir Sie bei AV-Vertrag, Löschfristen und Datenschutz-Dokumentation – gerade für Kanzleien und Praxen wichtig.
Kein Anbieterwechsel. Eine einfache Rufweiterleitung genügt – in fünf Minuten eingerichtet.
Rufina weist Anrufer zu Beginn darauf hin, dass sie eine digitale Assistentin ist – transparent und im Einklang mit den geltenden EU-Vorgaben.
Keine langen Verträge, keine versteckten Minutenfallen. Feste Pauschale, planbar.
Was Rufina nicht ist.
Rufina ersetzt keine Beratung, die echtes Fachwissen und Fingerspitzengefühl braucht. Knifflige Rückfragen gibt sie sauber an Sie weiter, statt den Anrufer im Kreis zu drehen. Rufina ist Ihr zuverlässiger erster Kontakt – nicht Ihr Ersatz. Genau deshalb funktioniert sie: weil sie nur das übernimmt, was sie wirklich gut kann.
Feste Pauschale. Keine Überraschungen.
Einmalige Einrichtung ab 490 €. Optional zubuchbar: Kalender-Anbindung (Terminvergabe) und WhatsApp-Bestätigungen. Alle Preise zzgl. MwSt., monatlich kündbar. Inklusiv-Volumen erreicht? Keine automatischen Mehrkosten – wir melden uns und empfehlen das passende Paket.
- Bis 100 Anrufe im Monat
- Anliegen erfassen, Rückrufnummer bestätigen
- E-Mail-Zusammenfassung nach jedem Anruf
- Anrufübersicht mit Gesprächsprotokoll
- Support per E-Mail
- Bis 400 Anrufe im Monat
- Individuelle Auskünfte & häufige Fragen
- Öffnungszeiten mit Mailbox-Modus
- Individuelle Abläufe & Begrüßung
- Persönliche Betreuung
- Hohes Anrufvolumen
- Mehrere Rufnummern & Standorte
- Komplett individuelle Gesprächslogik
- Vor-Ort-Betreuung & Optimierung
- Priorisierter Support
Kurz beantwortet.
Was ist Rufina?
Rufina ist eine KI-Telefonassistentin für Kanzleien, Arztpraxen und Handwerksbetriebe. Sie nimmt eingehende Anrufe rund um die Uhr an, spricht natürliches Deutsch, erfasst Name, Anliegen und Rückrufnummer und schickt dem Unternehmen sofort eine E-Mail-Zusammenfassung mit vollständigem Gesprächsprotokoll. Angeboten wird Rufina von IT & Marketing aus Ludwigshafen am Rhein.
Für wen eignet sich Rufina?
Für kleine und mittlere Betriebe, in denen niemand dauerhaft am Telefon sitzt: Rechtsanwaltskanzleien, Notariate, Arzt- und Zahnarztpraxen, Steuerberatungen, Handwerksbetriebe, Autohäuser, Pflegedienste, Immobilienbüros und Gastronomie. Überall dort, wo ein verpasster Anruf ein verlorenes Mandat, ein verlorener Patient oder ein verlorener Auftrag ist.
Was kostet Rufina?
Es gibt drei Pakete: Einzelbetrieb für 99 Euro im Monat (bis 100 Anrufe), Betrieb für 299 Euro im Monat (bis 400 Anrufe) und Premium für 499 Euro im Monat für hohes Aufkommen und mehrere Standorte. Dazu kommt eine einmalige Einrichtung ab 490 Euro. Alle Preise verstehen sich zzgl. MwSt. und sind monatlich kündbar.
Brauche ich eine neue Telefonnummer?
Nein. Ihre Rufnummer bleibt, Ihr Anbieter bleibt. Eine einfache Rufweiterleitung genügt – in wenigen Minuten eingerichtet, jederzeit widerrufbar.
Ist Rufina DSGVO-konform und wo werden die Daten verarbeitet?
Die Datenverarbeitung erfolgt in Deutschland und der EU. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist möglich, Löschfristen legen wir gemeinsam fest, und Sie bestimmen, welche Angaben Rufina überhaupt erfasst. Die Telefonverbindung wird auf dem kontrollierten Abschnitt verschlüsselt übertragen.
Wie sieht es mit Schweigepflicht und Berufsgeheimnis aus (§ 203 StGB)?
Rufina ist für Berufsgeheimnisträger konzipiert: Datenverarbeitung in Deutschland und der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, kein öffentlicher Zugriff auf Gesprächsdaten, Löschfristen nach Ihren Vorgaben. Welche Angaben Rufina erfragt und speichert, legen Sie bei der Einrichtung selbst fest.
Was passiert bei einem Notfall und kann Rufina an einen Menschen weiterleiten?
Rufina erkennt Dringlichkeit, markiert die Meldung als dringend und informiert Sie sofort. Auf Wunsch alarmiert sie Ihr Team oder holt einen Mitarbeiter direkt ins Gespräch. Ist niemand erreichbar, nimmt sie zuverlässig den Rückrufwunsch auf.
Welche Sprachen spricht Rufina?
Standardmäßig Deutsch. Auf Wunsch erkennt sie automatisch, ob ein Anrufer Deutsch, Englisch oder Türkisch spricht, und antwortet in derselben Sprache.
Wie läuft die Einrichtung ab?
Im Erstgespräch nehmen wir Ihre Abläufe, Begrüßung und häufigsten Anliegen auf. Wir richten alles für Sie ein und testen gemeinsam. Danach genügt eine Rufweiterleitung Ihrer Nummer. Sie müssen sich nicht mit KI, Prompts oder Technik beschäftigen.
Kann ich Rufina vorher testen?
Ja. Rufen Sie kostenlos und ohne Anmeldung die Demo-Hotline 0621 48927562 an. Rufina nimmt selbst ab, erklärt ihre Funktionen und beantwortet Ihre Fragen.
Reden wir 15 Minuten.
Wir schauen uns Ihre typischen Anrufe an und sagen Ihnen ehrlich, ob sich Rufina für Sie lohnt. Kostenlos und unverbindlich.